Die große Bestandslüge im Lebensmittelhandel: Nur in 44 Prozent der Fälle stimmen die Systemdaten mit der Realität im Regal überein.
Während der Handel Milliarden in Digitalisierung und KI investiert, kämpfen die Mitarbeiter mit falschen Zahlen, leeren Regalen und einer selbst geschaffenen „Schattenfiliale“. Der Lebensmittelhandel spricht gerne von künstlicher Intelligenz, vollautomatisierten Prozessen und einer digitalisierten Zukunft. Doch ausgerechnet bei einer der wichtigsten Grundlagen des Handels hapert es gewaltig: den Beständen. Eine internationale Studie des Technologieunternehmens Scandit liefert Zahlen, die aufhorchen lassen. Demnach stimmen die Bestandsangaben in den Warenwirtschaftssystemen deutscher Händler gerade einmal in 44 Prozent der Fälle mit dem tatsächlichen Regalbestand überein. Anders ausgedrückt: In mehr als jedem zweiten Fall stimmt die digitale Welt nicht mit der Realität auf der Verkaufsfläche überein. Ist das die digitale Leistungsfähigkeit des modernen Lebensmittelhandels?
Zwischen Warenwirtschaft und Wirklichkeit liegen Welten
Für die Untersuchung wurden im September 2026 insgesamt 2.200 Filialbeschäftigte in sieben Ländern befragt, darunter 400 Mitarbeiter in Deutschland. Das Ergebnis ist ernüchternd: Lediglich sieben Prozent der deutschen Befragten vertrauen den Bestandsdaten uneingeschränkt. Nur jeder Fünfte hält die Angaben in mehr als 70 Prozent der Fälle für korrekt.
Die Folgen sind im Tagesgeschäft unmittelbar spürbar. Mitarbeiter müssen Regale kontrollieren, Bestände nachzählen, Differenzen korrigieren und Kundenfragen beantworten, die eigentlich das Warenwirtschaftssystem zuverlässig lösen sollte. Durchschnittlich verbringen die Beschäftigten in Deutschland vier Stunden pro Woche mit Kundenfragen, die durch bessere Filialtechnologie vermeidbar wären. Im Schnitt werden sie 6,3-mal wöchentlich gebeten, persönlich nachzusehen, ob ein Artikel tatsächlich verfügbar ist.
Das ist nicht nur ärgerlich für die Kunden, sondern auch ein erheblicher Produktivitätsverlust für die Unternehmen. Die Befragten schätzen, dass sie durchschnittlich 5,1 Stunden pro Woche einsparen könnten, wenn sie sich auf die Bestandsdaten verlassen würden. Hochgerechnet auf einen Händler mit 10.000 Filialbeschäftigten entspricht das rechnerisch mehr als 40 Millionen Euro an jährlichen Personalkosten.
Das Problem leerer Regale ist bei Supermarkt-Inside nicht neu: Schon oftmals haben wir über Out-of-Stock und die Folgen für das Einkaufserlebnis berichtet.
Die Schattenfiliale: Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Systeme schaffen
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Besonders brisant wird es bei der Frage, wie die Mitarbeiter mit den fehlerhaften Daten umgehen. Sie verlassen sich längst nicht mehr ausschließlich auf die offiziellen Systeme. 50 Prozent korrigieren die Daten selbst, 51 Prozent veranlassen eine Bestandskorrektur. 39 Prozent derjenigen, die aktiv werden, umgehen das offizielle System sogar vollständig.
In 62 Prozent der Fälle kommen zusätzlich informelle Hilfsmittel zum Einsatz: handschriftliche Notizen, Team-Chats, Fotos, private Smartphone-Apps oder schlicht das eigene Gedächtnis. Es entsteht eine Art Schattenfiliale. Informationen, die für die tägliche Steuerung des Geschäfts wichtig sind, existieren zwar irgendwo auf der Verkaufsfläche, gelangen aber nicht zuverlässig in die zentralen Systeme.
Damit entsteht ein gefährlicher Kreislauf: Die Zentrale glaubt, über aktuelle Daten zu verfügen, während die Mitarbeiter vor Ort längst mit einer anderen Realität arbeiten. Werden solche Daten anschließend für Prognosen, automatische Dispositionen oder KI-Anwendungen genutzt, drohen Fehlentscheidungen auf einer ohnehin fragwürdigen Grundlage.
Scandit-CEO Samuel Mueller bringt das Problem auf den Punkt: Der Handel habe weniger ein Problem mit der Einführung von KI als vielmehr mit der Verlässlichkeit seiner Filialdaten.
Erst die Bestände in Ordnung bringen, dann die KI starten
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Die Studie zeigt auch, dass kleine Verbesserungen offenbar nicht ausreichen. Erst wenn die Bestandsgenauigkeit die Marke von 70 Prozent überschreitet, steigt das Vertrauen der Mitarbeiter deutlich an. Das ist eine wichtige Erkenntnis für alle Handelsunternehmen, die derzeit große Digitalisierungsprogramme aufsetzen.
Interessant ist zudem die Rolle der Mitarbeiter bei der Einführung neuer Technologien. Von den Beschäftigten, die an Pilotprojekten beteiligt waren, nutzen 74 Prozent später die meisten bereitgestellten Werkzeuge. Wurden sie dagegen nicht einbezogen, lag der Anteil lediglich bei 61 Prozent. Auch das Vertrauen in die Bestandsdaten ist bei den zuvor beteiligten Mitarbeitern deutlich höher.
Supermarkt-Inside Fazit:
Foto: Supermarkt-Inside mit KI-Support
Die Botschaft an den Lebensmittelhandel ist eigentlich einfach: Bevor die nächste KI-Offensive gestartet wird, müssen die Grundlagen stimmen. Verlässliche Bestandsdaten, unmittelbare Korrekturmöglichkeiten und intelligente Systeme zur Erkennung leerer Regale sind keine Zukunftsmusik, sondern eine Voraussetzung für einen funktionierenden Filialbetrieb. Das ist die Arbeit in der Filiale mit den Mitarbeitern und da hapert es ja immer mehr. Es wird einfach von oben rein regiert und Systeme eingeführt die an der Basis nicht funktionieren und auch umpraktikabel im Tagesgeschäft sind.
Denn am Ende entscheidet nicht das Dashboard in der Unternehmenszentrale über die Warenverfügbarkeit, sondern das tatsächliche Produkt im Regal. Und wenn die digitale Bestandswelt regelmäßig eine andere Geschichte erzählt als die Verkaufsfläche, wird auch die beste künstliche Intelligenz zum teuren Irrtum.
Quelle: Scandit / Sapio Research, internationale Befragung von 2.200 Filialbeschäftigten in sieben Ländern, September 2026.
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