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Jedes Jahr das gleiche „Übel“, weil es auch, besonders für viele kleinere selbständige Händler, mit viel Aufwand verbunden ist. Die Jahresinventur.
Das Wort Inventur kommt aus dem lateinischen Wort „invenire” und bedeutet „etwas bzw. es vorfinden“. Eine Inventur ist grundsätzlich eine körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens. In der Regel wird diese Bestandsaufnahme durch die Aufnahme materieller Wirtschaftsgüter durchgeführt, indem diese gezählt, gemessen oder gewogen werden.
Die rechtlichen Grundlagen einer Inventur beruhen sowohl auf dem Handelsrecht als auch auf dem Steuerrecht. Das Handelsrecht verlangt gemäß § 240 HGB von jedem Kaufmann, dass er ,,zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben”1 hat. Kaufmann ist gemäß § 39 HGB sowie steuerrechtlich gemäß §§ 140,141 Abgabenordnung jeder Unternehmer oder auch jeder andere Gewerbetreibende, der die in §141 Abgabenordnung aufgeführten Größenmerkmale erfüllt. Aufgrund dieser Größenmerkmale verpflichtet sich ein Kaufmann am Ende eines jeden Geschäftsjahres zur Erstellung eines sogenannten Inventars, der schriftlichen Niederlegung des Inventurergebnisses. Der Gesetzgeber hat in den letzten Jahren verschiedene Inventurvereinfachungsverfahren ins „Leben“ gerufen, die die Inventurdurchführung erleichtern.
Die Stichtagsinventur:
Ist die so genannte ,,klassische” Inventurmethode. Diese besagt, dass innerhalb von 10 Tagen vor und nach dem Abschlussstichtag alle im Lager befindlichen Positionen mit dem Sollbestand des Warenwirtschaftssystems durch eine vollständige Überprüfung verglichen werden müssen. Die Zugänge und Abgänge zwischen dem Tag der Bestandsaufnahme und dem Abschlussstichtag werden anhand von Belegen mengen- und wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet.
Vorteil: Es wird eine optimale Kontrolle der Buchführung und Lagerverwaltung gewährleistet, da an einem Tag alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten erfasst werden.
Nachteil: höhere Kosten( bis zu ca. 5-8% des Lagerwertes) und vor allem sehr aufwendige Tätigkeiten durch Mitarbeiter( hoher Personalaufwand).
Die zeitverschobene Inventur:
Besonders gut einsetzbar bei höheren Beständen. Kann in einem Zeitraum von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Abschlussstichtag gemäß § 241 III HGB stattfinden. Bei dieser Inventur wird genau wie bei der Stichtagsinventur ein Bestand festgestellt, wobei dieser in einem besonderen Inventar verzeichnet werden muss. Dieser Bestand ist dann auf den Abschlussstichtag nach den allgemeinen Grundsätzen zu bewerten. Die Fortschreibung oder Zurückrechnung auf den Bilanzstichtag muss handelsrechtlich nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erfolgen.
Vorteile: beläuft sich im Vergleich zur Stichtagsinventur auf fünf Monate und kann sich dadurch betrieblichen Besonderheiten besser anpassen, vor allem niedrigen Lagerbeständen. Dadurch, dass die Bestandsfortführung nur wertmäßig erfolgen muss, ist zum Abschlussstichtag keine weitere Mengenabstimmung mehr nötig. Hinzu kommt, dass den Mitarbeitern bei verlegten Inventuren viel mehr Zeit für die Inventurauswertung bleibt, zumindest sofern sie vorverlegt sind.
Nachteil: Zusätzliche Fehlerquellen, die durch die Wertfortschreibung bzw. Rückrechnung, sowie den zeitlichen Mehraufwand durch die Abstimmung zwischen Inventur- und Bilanzstichtag auftreten können, sofern die zeitlichen Abstände sich auf den gesamten Zeitraum von fünf Monaten verteilen.
Permanente Inventur:
Voraussetzung ist ein gut funktionierendes Warenwirtschaftsystem. Diese Art gibt dem Unternehmen gemäß § 241 II HGB die Möglichkeit, die einzelnen Inventurhandlungen auf das ganze Jahr zu verteilen. Einen spezifischen Inventurstichtag gibt es somit nicht. Bei diesem Verfahren fallen der Bilanzstichtag, an dem die Inventurerstellung in der Regel stattfindet und der Inventurstichtag, den es in der Form nicht gibt, auf unterschiedliche Zeitpunkte.
Vorteil: Längere Vorbereitungszeit und dadurch weniger Fehlerquellen bei Aufnahme, bessere und genauere Inventurergebnisse.
Die Stichprobeninventur
Diese Inventurart ( seit 1977 rechtlich verankert) bietet sicher die größten Vorteile, muss jedoch vom hiesigen Finanzamt genehmigt werden, wenn nachvollziehbar ist, dass andere Inventurarten zu unwirtschaftlich sind. Die Stichproben müssen repräsentativ für den Bestand des gesamten Unternehmens sein, wobei der Umfang 10% bis 15% aller Lagerbestände betragen muss.
Vorteile: Zeitersparnis, Personalentlastung, Kostensenkung und vor allem geringer Umsatzausfall.
Voraussetzungen dieser Inventur sind, dass 5% bis 10% des Lagerbestandes 70% bis 80% des Buchwertes ausmachen. Ebenso muss eine gewisse Anzahl an Lagerpositionen vorhanden sein, d.h. mindestens 2000 Artikel. 5% des Bestandes decken mindestens 40% des Lagerwertes ab.
Außerdem ist der Inventuraufwand nach anderen Verfahren oft aufgrund der Wirtschaftlichkeit nicht zu vertreten. Die hochwertigen Waren (5% bis 10% des Lagerwertes) müssen bei der Inventur voll erfasst werden. Die geringwertigen Massengüter dürfen nach streng statistischer Zufallsauswahl erfasst werden.
Enorme Zeitersparnis!
Ein Vorteil dieser Inventur ist die enorme Zeitersparnis, die ein Unternehmen durch die Stichprobenaufnahme hat. Besonders da dieses Inventurverfahren trotz eines statistischen Bewertungsansatzes wirtschaftlich aussagefähige Ergebnisse liefert. Weiterhin benötigt ein Unternehmen durch die Stichproben weniger Personal, wodurch sich deutliche Kostenvorteile ergeben. Erfahrungsgemäß belaufen sich Stichprobenfehler auf nur 1%. Auch ein heutzutage besonders wichtiger Vorteil ist die höhere Verkaufsbereitschaft vor und nach der Inventur als bei den anderen schon erwähnten Inventurverfahren.
Auch liegen die Ergebnisse schneller vor, so dass auch früher Zeit zum Handeln gegeben ist. Nachteile dieser Inventur sind, dass sie nur angewendet werden darf, wenn andere Verfahren zu unwirtschaftlich sind und dann auch nur mit der Genehmigung des Finanzamtes. In den letzten Jahren hat sich die Stichprobeninventur als die sinnvollste und „beste“ herauskristallisiert. Letztendlich bleibt jedoch zu bemerken, dass es bei jeder Inventur auch immer auf die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ankommt, die eine Bedeutung einer Inventuraufnahme kennen. Deshalb sollte jeder Führungsverantwortliche, ob Marktleiter oder Inhaber, seine Mitarbeiter mindestens einmal im Jahr über Inventurergebnisse informieren und auch die Wichtigkeit einer korrekten Inventuraufnahme deutlich machen.
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Foto: Archiv Supermarkt-Inside
