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Der Einzelhandel wird durch Bürokratie und Papierkram besonders belastet.
Elektronische Signaturen können hier Abhilfe schaffen, Kosten und Zeit sparen. Wir erklären, welche Vorteile diese Technologie Einzelhandelsunternehmen im Detail bietet.
Kosten und Zeitersparnis
In Unternehmen des Einzelhandels müssen eine Vielzahl von Dokumenten unterzeichnet, kopiert und aufbewahrt werden. Dies gilt etwa für Auftragsbestätigungen, Liefernachweise, Bewerbungen, Arbeitsverträge und vieles mehr. Unternehmen nutzen typischerweise eine zentrale Anwendung, um all diese Dokumente nach Bedarf zu drucken, zu signieren, einzuscannen und weiterzuleiten. Die dadurch entstehenden Kosten sind hoch.
Elektronische Signaturen sparen einen erheblichen Teil der Kosten ein. Können Dokumente in digitalisierter Form verwaltet werden, erleichtert dies die Handhabung und die Weiterleitung. Mit geeigneten Anwendungen können Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter viel Zeit sparen. So können Dokumente (und damit Vorgänge) in Echtzeit autorisiert werden. Dadurch entfallen lästige Wartezeiten.
Mehr Sicherheit, weniger Umweltverschmutzung
Geeignete Lösungen erhöhen die Sicherheit in Unternehmen deutlich. Vertrauliche Dokumente mit sensiblen Informationen können durch verschiedene Sicherheitsmerkmale zuverlässig geschützt werden. Verschlüsselungen, Backups und andere Maßnahmen sichern den Dokumentenbestand durchgängig ab.
In der Regel reichen für Einzelhandelsunternehmen einfache elektronische Signaturlösungen aus. Die deutlich aufwändigere qualifizierte elektronische Signatur wird für die meisten Vorgänge dagegen nicht benötigt.
Auch deshalb erhöht die Technologie die Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern erfahrungsgemäß deutlich. Kunden erhalten ihre Ware schneller, Mitarbeiter können einen besseren Service bieten. Dadurch wird auch das Markenimage eines Unternehmens aufgewertet. Nicht zuletzt schützen elektronische Signaturen auch die Umwelt, weil große Mengen an Papier sowie dessen Transport eingespart werden.
Die Implementierung elektronischer Signaturen in den betrieblichen Alltag ist jedoch erfahrungsgemäß nur mit einem geringen Aufwand verbunden. Der Grund: Mitarbeiter benutzen die ihnen zugewiesenen
Dokumenttypen in der Regel mehrfach täglich, sodass eine schnelle Einarbeitung gewährleistet ist. Die initialen Kosten setzen sich zumeist aus Softwarelizenzen und gegebenenfalls Endgeräten (zum Beispiel Tablets) zusammen und amortisieren sich rasch.
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Bilder: Archiv Supermarkt-Inside
